FAQ Algemeen
1. Wat is een Virtual Assistant?
Een Virtual Assistant is een persoonlijke assistent die digitaal, meestal vanuit de thuislocatie, allerlei werkzaamheden uitvoert om jou te ondersteunen. Je kan Virtual Assistant Zuid-Holland al inschakelen voor een paar uur per maand.
2. Wie kan er gebruik maken van Virtual Assistant Zuid-Holland?
In principe iedereen. Of je nu ZZP’er bent of directeur van een grote onderneming. Als je het te druk hebt kun je ons inschakelen. Jouw tijd is belangrijker voor je bedrijf, dan de tijd die je besteed aan klussen die je makkelijk uit kunt besteden.
3. Hoe gaat dat eigenlijk, op afstand samenwerken?
De manier waarop opdrachtgevers met Virtual Assistant Zuid-Holland samenwerken, verschilt. Sommigen hebben een eigen ICT-infrastructuur waar Virtual Assistant Zuid-Holland op kan inloggen, of gebruiken online tools zoals OneDrive. Hier kan bijvoorbeeld een gedeelde map aangemaakt worden, waar zowel Virtual Assistant Zuid-Holland als de opdrachtgever bij kunnen. Tijdens de opdrachtbespreking worden over de manier van samenwerken specifieke afspraken gemaakt. Uiteraard kan Virtual Assistant Zuid-Holland zo nu en dan op locatie komen, maar het meeste zal vanuit de thuislocatie gebeuren. Communicatie kan plaatsvinden via mail, telefoon, WhatsApp, Microsoft Teams of Skype. Voordat we gaan samenwerken maken we hier duidelijke afspraken over.
4. Is er een mogelijkheid elkaar ‘live’ te ontmoeten?
Dat is zeker mogelijk, bijvoorbeeld om kennis te maken of juist om te evalueren. Wel zal er dan extra reistijd in rekening gebracht worden. Het meeste contact zal echter digitaal zijn.
5. Hoe begint onze samenwerking?
Heel eenvoudig. Laat ons weten dat je gebruik wilt maken van onze diensten. Wij plannen dan een introductiegesprek. Uiteraard is dit geheel vrijblijvend. Besluit je na dit gesprek dat wij de opdracht voor je mogen uitvoeren? Dan sturen wij jou een overeenkomst van opdracht. Zodra deze door beide partijen ondertekend is kan de samenwerking van start gaan.
6. Hoe wordt de tijd bijgehouden die besteed wordt aan een opdracht?
Virtual Assistant Zuid-Holland maakt gebruik van een tijdregistratiesysteem, genaamd Toggl. Deze tool houdt tot op de seconde nauwkeurig bij aan welke taken en voor welke opdrachtgever tijd is besteed. Bij een abonnement krijg je hier maandelijks een overzicht van. Heb je een Pre-Paid kaart of een éénmalige opdracht dan wordt ook een overzicht verstrekt om de uren te verantwoorden.
7. Hoe zit het met privacy, geheimhouding en beveiliging van mijn (bedrijfs)gegevens?
Dit is een heel belangrijke vraag. Wij werken alleen vanaf beveiligde wifiverbindingen. Data van jouw bedrijf zal nooit opgeslagen worden op de harde schijf van welk apparaat dan ook. Daarnaast hebben wij een privacyverklaring. Bestaat de opdracht uit het verwerken van persoonsgegevens? Dan werken wij met een AVG verwerkersovereenkomst. Uiteraard is ook de geheimhoudingsplicht geregeld in de Algemene Voorwaarden (artikel 20).
